Det är kassörens uppgift att hålla ett öga på plusgirokontot efter inbetalade medlemsavgifter, betala räkningar, betala tillbaka utlägg som medlemmar gjort, göra bokföring över plusgirokontot, vid slutet av året göra bokslut och deklarera. Kassören har ett personligt mastercard-kort kopplat till plusgirokontot som kan användas för inköp godkända av styrelsen. Nordeas internetbank används för att kolla status på plusgirokontot och betala ut pengar. Swedbanks internetbank används för att kolla status på konton och betala ut pengar.

Datorföreningen Update
Inst. f. Infoteknologi
Box 337
751 05 Uppsala

Organisationsnummer 817603-8324
Plusgirokonto 98 01 45-7
Bankgirokonto 5676-6512
Swish nummer 123 631 11 53

När en ny kassör tillträder ska denne få tillgång till Updates bankkonto, e-redovisning och eventuellt betaltkort hos Nordea. Detta ordnar kassören och ordförande (plus eventuella andra firmatecknare) tillsammans så tidigt som möjligt på året genom att skicka/lämna in följande:

• Blanketten Användare och behörigheter Internetbanken Företag, en för förra årets kassör vars tillgång ska tas bort, och en för den nya kassören som ska läggas till.
• Blanketten Ändring/avslut av eRedovisning för att få tillgång till tjänsten eRedovisning.
• Kopia på justerat (påskrivet) höstmötesprotokoll från förra året.
• Kopia på Updates stadgar.
• Kopior på firmatecknarnas (vanligtvis kassörens och ordförandens) id-handlingar, bevittnade med namnteckning, namnförtydligande, datum/ort, telefonnummer och adress.

För Swedbanks konton: Kassör och ordförande får individuella “säkerhetsdosor” efter styrelsen har skikat in ett “protokoll”-blankett etc:

• TODO

Lägg till medlemmen i /update/styrelse/medlemmar (mer om medlemsregistret här). Överhoppade medlemsid kan användas och hittas med hjälp av skriptet /update/styrelse/medlemsreg/kolla_medlemsnummer. Medlemsid:et är skrivet hexadecimalt i stigande ordning med sista tecknet som kontrollbokstav. Kontrollbokstaven stiger från a till w och börjar om på a igen efter w. Säg åt admin att skapa ett nytt konto för medlemmen <nytt användarnamn> genom att skicka ett mail till konto@update.uu.se.

Uppdatera %Bet:-fältet i /update/styrelse/medlemmar till datumet då pengarna kom in.

Medlemmar som har lagt ut pengar för föreningen lämnar kvittona till kassören eller lägger dem i facket Obetalt i säkskåpet. På kvittona ska det vara skrivet namn, datum och vad som är köpt. Det är ingen som brukar göra detta så kassören får skriva dit det själv . Skicka sedan ett mail till styrelsen@update.uu.se och fråga om personen ska få tillbaka pengar för utlägget. Om majoriteten säger ja, skriv då till “Beslut <datum>” på kvittot. Ta reda på vilket konto personen vill ha pengarna på och betala tillbaka. Skriv till “Betalt <datum>” på kvittot och lägg det i facket Betalt i säkskåpet.

Räkningar betalas som en vanlig överföring. Kolla så styrelsen har beslutat om att den ska betalas.

Alla transaktioner till och från Updates bankkonto ska bokföras. Logga in i internetbanken för att se transaktioner. Där går man in på tjänsten eRedovisning och hämtar ut alla pdf:er, en för varje transaktionsdag. Pdf:erna skrivs ut och sätts in i vår pärm (förvaras i säkerhetsskåpet).

Sedan 2017 finns det Libreoffice-spreadsheetdokument att hantera ekonomin i, så man slipper räkna ut och komma ihåg lika mycket för egen maskin.

Kopiera och utgå från den från förra året i /update/styrelse/kassor, t.ex. ekonomi-2018.ods.

Filen innehåller fyra olika blad. Bladet “2. Bokföring” används för (ta raa!) bokföring. Där fyller man i det som står i pdf:erna i pärmen (från eRedovisningen): transaktionernas datum, löpnummer, beskrivning och belopp i olika kolumner, en rad per transaktion. Ofta är det lämpligt att dela upp en transaktion i två poster (rader), t.ex. om en medlem betalat in 200 kr som medlemsavgift, vilket bör bokföras som medlemsavgift 192 kr och donation 8 kr.

Tidigare, innan 2017, gjordes bokföringen så här:

Bokföringen görs för alla transaktioner på plusgirokontot och skrivs för hand i en textfil. Exempel:

01:2012-01-03	00001	144,00			medlemskap 2012 budis
01:2012-01-03	00001	144,00			medlemskap 2012 joacim
02:2012-01-04	-	600,00-			affärspaket bas
03:2012-01-16	00001	168,00			tillgodo sadropol
36:2012-09-11	00001	36,00			medlemskap 2012 zyn
36:2012-09-11	00001	144,00			medlemskap 2013 zyn

Första fältet är nummret som händelsen har fått av plusgirot. Varje händelse kan innehålla flera transaktioner. Nästa fält är datumet. Tredje fältet är ett löpnummer som plusgirohändelser får. Direktbetalningar till konton och betalningar med mastercard-kortet får inget sådant nummer. Fjärde fältet är beloppet med minustecken efter om det avser ett uttag från kontot. Sista fältet är en beskrivning av transaktionen. “medlemskap <år> <medlem>” och “tillgodo <medlem>” är beskrivningar som summeringsskriptet reagerar på.

Bokslut är redovisningen av årets bokföring, med resultat och balansräkning, och slutförs när kalenderåret är slut.

Redovisningen görs i samma spreadsheet som bokföringen (ekonomi-20xx.ods), fast på bladen “3. Resultat” och “4. Balansräkning”. Där finns instruktioner i blå färg att följa. När detta är klart sammanfattas det i form av “ekonomisk berättelse” på blad 1.

Slutligen lämnas dokumentet till revisorerna tillsammans med pg-pärmen och alla betalda kvitton och räkningar. Det används också som underlag när kassören redogör för den ekonomiska berättelsen på vårmötet.

Tidigare gjordes balansräkning/redovisning mer manuellt, så här:

Kör skriptet summera.py på bokföringstextfilen och använd informationen för att göra balansräkning och resultatrapport. Kolla på förra årets för att se hur det ska se ut. Nästkommande års redan inbetalda medlemsavgifter räknas med i årets resultat, men på balansräkningen skrivs dessa som “Förutbetalda intäkter”.

Skatteverket skickar ut en blankett som ska fyllas i och skickas tillbaka. Ta fram bokslutet och titta på förra årets deklaration hur siffrorna ska fyllas i. Numera behöver vi inte göra detta eftersom vi ansökt om att slippa. Denna befrielse gäller i fem år.