Update Wiki

This page is read only. You can view the source, but not change it. Ask your administrator if you think this is wrong.
====== Mailmigrering ======

Här följer instruktioner för att migrera sin mail till Updates nya mailsystem.
För info om flytten i stort, se: [[admin:flytt|Updates drift i samband med flytt från UU:s lokaler]]

**TLDR: //Updates nuvarande drift kommer att stängas ner när Update blir av med sin datorhall kring årsskiftet. Migrera din mail snarast om du vill fortsätta läsa mail hos Update.//**
===== Introduktion =====

Updates möjlighet att drifta maskiner och tjänster hos UU minskar kraftigt efter att vi blir av med våra lokaler där i samband med IT-institutionens flytt. För att se till att vi har fungerande mail för våra medlemmar och vår verksamhet har vi satt upp ett helt oberoende mailsystem att flytta till.

Vi har ännu inte klarhet i vilken möjlighet vi kommer att ha framöver att använda mailadresser under domänen Update.UU.SE. Med det nya mailsystemet får alla motsvarande mailadresser i domänen dfupdate.se.
Personliga alias och funktionsadresser flyttas med automatiskt.

Brevlådor flyttas dock inte automatiskt, och läser du din mail hos Update måste förstås även inställningar i din mailklient uppdateras. Befintliga vidaresändningar (med .forward) har dock redan migrerats till nya systemet.

==== Vad måste jag göra? ====

Om du har en vidaresändning till en extern adress utanför Update (med .forward), har den redan migrerats och du behöver egentligen inte göra så mycket, undantaget om du dessutom låter mail levereras lokalt utöver att den vidaresänds (i så fall bör du migrera din sparade mail så den hamnar i nya systemet).

Om du läser din mail hos Update ska du migrera, och ställa om din mailklient till att använda det nya mailsystemet. Se instruktioner nedan, det finns ett hjälpskript för att göra det så enkelt som möjligt.

(Du måste förstås inte använda hjälpskriptet om du inte vill. Vill du migrera på annat sätt, eller starta på ny kula så är det upp till dig.)

==== Vad händer om jag inte migrerar? m.fl. frågor... ====

Se FAQ nedan


===== Klientinställningar för nya mailsystemet =====

  * Läsa mail: imap.dfupdate.se (imaps eller imap+STARTTLS)
  * Skicka mail: smtp.dfupdate.se (port 587, STARTTLS)
  * Webmail: webmail.dfupdate.se (webmailklienten Roundcube)

Användarnamn och lösenord är samma som tidigare. Obs att den nya maildomänen som används är @dfupdate.se.

(Visar inte webmailklienten alla dina foldrar? Gå in under **settings**, **folders** så kan du markera vilka foldrar du vill se.)
===== Instruktioner =====

Hjälpverktyget mailmigration har satts upp på Psilocybe.Update.UU.SE för att hjälpa till med migreringen. Dock är det några steg du behöver gå igenom. Det kan också bli mer komplicerat om du har en speciell konfiguration som använder ett annat mailboxformat eller andra katalognamn än de avsedda. (Den flexibilitet vi haft i hur man sätter upp sin mail medför tyvärr att man kan behöva pilla en del själv i sådana fall.)

Verktyget försöker vara så självbeskrivande som möjligt och talar om vad nästa steg är. Grovt är stegen följande:

  - Kör **mailmigration testmail** för att skicka ett testmail till dig själv i nya mailsystemet. Konfigurera din mailklient enligt ovan (eller använd [[https://webmail.dfupdate.se/|webmailklienten]]), och kontrollera att du kan läsa mail i nya systemet innan du fortsätter.
  - Kör **mailmigration forward** för att börja vidaresända din mail till nya mailsystemet.
  - Kör **mailmigration testmail** igen för att verifiera att vidaresändningen funkar. (Testmailet kommer nu att skickas till din Update.UU.SE-adress, vidaresändas, och levereras i nya systemet. Skulle något ha gått fel har verktyget gjort en säkerhetskopia på din ev. gamla .forward, med namnet .forward.premigration, så du kan återställa).
  - Kör **mailmigration mbsync** för att konfigurera mailboxmigreringsverktyget mbsync att kopiera dina mailfoldrar. (En konfigfil skrivs i .mbsyncrc i din hemkatalog.)
  - Kör **mbsync -l UpdateMigration** (frågar efter lösenord) för att kolla att mbsync hittar dina foldrar och får rätt namn på dem. Annars, se nedan.
  - Om allt ser bra ut, kör **mbsync UpdateMigration** (frågar efter lösenord) för att kopiera dina foldrar. Det kan ta en stund! (Eventuellt kan det vara värt att köra i screen/nohup eller liknande.) Ha noga koll efter felmeddelanden.
  - (Om mbsync avbröts, kör igen! mbsync kan avbrytas och återupptas flera gånger vid behov. Mail som redan är kopierade blir inte dubletter för det.)
  - Vill du sortera din mail på serversidan? (Kanske har du tidigare gjort detta med .procmailrc .) Detta kan ställas in i webmail-klienten, se avsnittet om mailfiltrering med Sieve nedan. Där kan du också ställa in vilka av dina foldrar som är "subscribed".

(Därefter kan det vara praktiskt, förstås, att se till att din mailadress uppdateras på diverse ställen utanför Update (externa mailinglistor, föreningar och företag som skickar till din Update.UU.SE-adress) så mail kommer direkt till nya adressen. Troligen får vi ett avbrott i gamla domänen snart och vi vet inte alls om vi kommer att kunna använda den i framtiden.)

===== Justering av .mbsyncrc, sökvägar m.m. =====

(Du kan hoppa över det här avsnittet om mbsync hittar dina foldrar när du testar med -l, och allt ser rätt ut.)

Om du har foldrar på Psilo som du skapat på annat sätt än via IMAP-servern (t.ex. via procmail eller en klient som accessar Maildir direkt och inte via IMAP), kan det hända att du valt en annan namngivning på Maildir-kataloger än den som IMAP-servern på Psilo normalt använder. Då kan det hända att mbsync inte hittar dina foldrar, eller hittar fel namn på dem. Detta bör du upptäcka när du kör mbsync med -l som beskrivs ovan. Se mansidan för mbsync för idéer, särskilt parametern Subfolders. (Ett sätt är förstås att flytta katalogerna så de ligger som mbsync förväntar sig, eller lappa med symlänkar.)

===== Mailfiltrering med Sieve =====

Med nya mailsystemet har vi gått över från procmail (som visserligen är flexibelt men tyvärr kryptiskt och mycket dåligt underhållet) till mailfilterspråket Sieve (RFC 5228).

Sieve-regler redigeras enklast med webmailklienten Roundcube (se webmail ovan). Gå in i **Settings**, sedan **Filters**. (Obs: folder-väljaren i Roundcube visar bara foldrar som är "subscribed". Detta kan ställas in under **Settings**, **Folders**, där denna status kan slås på eller av för varje folder.)

Du kan skapa flera uppsättningar filter, varav max en kan vara aktiv. Det aktiva filtret kan dock ha många olika regler som var för sig kan vara aktiva eller ej.

Roundcube skapar automatiskt en uppsättning filter som heter roundcube, när man redigerar filter den vägen.

(Hade du redan en vidaresändning i Updates gamla mailsystem ligger den som en egen filteruppsättning som heter "forwarding". Obs att om du skapar och aktiverar en ny filteruppsättning kommer den att inaktiveras, därmed inaktiveras också vidaresändningen om du inte sätter upp motsvarande regel i nya filteruppsättningen också.)



===== FAQ =====

==== Hur jag flytta mail som ligger i ett annat format än maildir? ====

Per default sparar Updates gamla mailsystem mail i maildir-format, vilket är det format som verktyget mbsync (som används i migreringsprocessen) förutsätter.

Har du sparat mail i annan format är det förmodligen mbox, det klassiska formatet som sparar alla brev i en folder i samma fil. Ett sätt att migrera dessa är att använda verktyget mb2md (finns på Psilo, se man-sidan) för att konvertera dem till maildir, därefter migrera enligt anvisningarna ovan. (Alternativt kan du förstås leta reda på något annat verktyg eller klient som kan kopiera mail från ditt brevlådeformat till en IMAP-server.)

(Om du går via maildir och sedan kopierar med mbsync, observera att mbsync har vissa förväntningar på formen på sökvägar för foldrar, beroende på SubFolders-inställningen i .mbsyncrc.)

==== Kan jag få behålla min mailadress under Update.UU.SE? ====

Det kommer åtminstone att bli avbrott i den en tid, kring årsskiftet 2021/2022.

Vad som händer med domänen på sikt kommer vi att försöka lösa i diskussion med UU. I dagsläget har vi inga garantier.

Vi rekommenderar att du snarast byter till att använda den nya adressen.

==== Kan jag kopiera min mail på annat sätt än via IMAP? ====

Flytta in mail i nya mailsystemet går bara att göra via IMAP. Men att hämta mail från Psilo (gamla mailservern) som ska flyttas dit kan göras på lite olika sätt. (Det rekommenderade sättet ovan antar att mailen ligger i Maildir-format i katalogen ~/Maildir på Psilo, och läser dem då direkt från filsystemet, så slipper man lida av att IMAP-servern på Psilo är slö.)

==== Kan jag redigera mailfilter på något annat sätt än via webklienten? ====

Ja, du kan använda en annan klient som pratar protokollet [[https://datatracker.ietf.org/doc/html/rfc5804|Managesieve]] (koppla upp mot imap.dfupdate.se:4190, STARTTLS och autentisering krävs).


==== Vad händer med funktionsadresser hos Update? ====

styrelsen@, webmaster@ etc... dessa adresser finns redan i nya mailsystemet. Risken finns dock att de som ska ha mailen inte läser sin mail i nya mailsystemet än, om de inte hunnit migrera än.

==== Vad händer med mailinglistor hos Update? ====

Vi har satt upp en separat listserver (mailman) för dessa, under domänen lists.dfupdate.se och har börjat inleda migrering av enstaka listor. Vi kommer strax att gå ut med ett separat meddelande till listägare.

Möjligheten finns alltså att flytta över sina listor till domänen lists.dfupdate.se. Vi har dock nästan aldrig rensat mailinglistor, utan tror dock att många av våra listor är döda eller mest transporterar spam idag, så vi kommer inte att flytta alla listor automatiskt. (Dessutom blir listhanteringsprogramvaran en annan, så konfigurationen hade ändå inte gått att flytta rakt av.)

Äger du listor du vill få migrerade, se [[admin:mailinglistor#hur_migrerar_jag_en_mailinglista_fran_updates_gamla_mailsystem|Mailinglistor hos Update: Hur migrerar jag en mailinglista från Updates gamla mailsystem?]]

(Listor som inte migreras kommer att försvinna när vi avvecklar gamla systemet. Dock finns möjlighet att en tid efteråt återskapa dem i det nya.)
==== Vad händer om jag inte migrerar? ====

Din mail hos Update kommer att bli otillgänglig i samband med flytten. Vi kommer att spara hemdiskar för att kunna sätta upp nya inloggningsmaskiner längre fram, så det kommer att gå att "rädda" mail längre fram. Men det är enklare för alla om alla migrerar nu.

==== Vart tog mina foldrar vägen? ====

Om du migrerat eller skapat foldrar men inte ser dem i webmail-gränssnittet, så kan det vara så att de finns men "subscribed"-status för dem inte är påslagen. Gå in under **Settings**, **Folders** i webgränssnittet, där kan du se vilka foldrar som finns och ställa in vilka av dem som ska vara synliga.

==== Är migreringen "destruktiv"? ====

När du följt migreringsprocessen kommer inte din mail att levereras i gamla mailsystemet längre. Dina gamla mail ligger dock kvar i din hemkatalog hos Update tills vidare. (Obs dock att dessa kommer att bli otillgängliga mellan att våra nuvarande inloggningsmaskiner stängts ned och vi hunnit sätta upp nya.)