Här samlar vi information om hur man som medlem i Updates styrelse gör olika uppgifter. Bakom varje styrelsepost nedan finns howtos för respektive post.

• Ordförande
• Sekreterare
• Kassör
• Ledamöter

En person blir formellt medlem av Update först när han eller hon betalat medlemsavgiften. Det är i första hand kassören som sköter administrationen av medlemsregistret och inskrivningen av nya medlemmar, och admin som ordnar med konto på datorerna.

Inskrivningen av en ny medlem går i stort sett till så här:

• Någon tar den nya medlemmens personuppgifter, d.v.s. Förnamn, Efternamn, postadress, nuvarande mailadress, eventuellt telefonnummer, samt önskat användarnamn.
• Den blivande medlemmen ombeds att genast betala in medlemsavgiften till plusgiro 98 01 45-7.
• Kassören kollar att inbetalningen registrerats på Updates konto. När så skett skriver kassören in medlemmens uppgifter (se ovan) i medlemsregistret och skickar ett mail till konto@update.uu.se om att kontot ska skapas.
• Admin skapar användarkontot med önskat användarnamn, samt skickar ett välkomstmail ¹⁾ till den nya medlemmen.

Medlemsregistret finns i /update/styrelse/medlemmar (teckenkodning iso-8859). (Detta är egentligen en symlänk till den verkliga filen /update/styrelse/medlemsreg/medlemsreg.working, som med fördel kan backupas i samma katalog.)

Filen redigeras manuellt med texteditor och har följande format. Var noga med att behålla teckenkodningen för att den inte ska bli korrupt, och att följa syntaxen eftersom filen ska kunna läsas av script! Alla fält är dock inte obligatoriska.

%Medlem:#404q
%Bet:   2013 ( 144 kr )
%Konto: anvandarnamn
%Namn:  Förnamn Efternamn
%Gata:  Gatunamn 1
%Pnoa:  743 40 Ort
%Tel:   070-1234567
%Xnote: Mailat om medlemsavgift /lidbjork 2014-03-13

Medlemsid:et är skrivet hexadecimalt i stigande ordning med sista tecknet som kontrollbokstav. Kontrollbokstaven stiger från a till w och börjar om på a igen efter w. Överhoppade medlemsid kan användas och hittas med hjälp av skriptet /update/styrelse/medlemsreg/kolla_medlemsnummer.

Till varje vår- och höstmöte ska kallelser skickas per post till alla betalande medlemmar. Kallelserna måste vara poststämplade senast 10 dagar före mötet, annars är mötet ogiltigt.

Så här skapar du kallelser

• Kallelser ska ligga i underkataloger i /update/styrelse/medlemskallelser; notera inte i katalogen kallelser
• Skapa en ny katalog för det nya mötets kallelser på formen /update/styrelse/medlemskallelser/kallelser-h20 (där h står för höstmöte och 20 för 2020)
• Se till att medlemsregistret (se ovan) är i sin ordning och kopiera det till den nya kallelsekatalogen.
• Scriptet kallelseraj.plx är perlscriptet som skapar en kallelse i postscriptformat för varje medlem i medlemsregistret. Kopiera detta script från senaste kallelsekatalogen och redigera kopian. Dagordning med tidpunkt för mötet m.m. står inuti scriptet – redigera detta!
• I höstmöteskallelsen ska inte medlemsavgiften stå specificerad, eftersom den bestäms på just höstmötet. Sätt därför medlemsavgiften till undef överst i scriptet. Sätt också rätt årtal och eventuell “vänd”-text. (Se kommentarer överst i scriptet).
• Kör scriptet: ./kallelseraj.plx < medlemmar. Då genereras .ps-filerna – de ska bli precis så många som vi har betalande medlemmar.
• Gör en provutskrift, korrläs!
• Skriv ut kallelserna på plusgiropapper, lägg i C5H2-kuvert och posta!
• Behåll katalogen med kallelser för framtida referens
• Party like its 1999 och läs gamla kallelser! \o/

• Glöm inte att även maila kallelsen i ett vanligt mail till members!