Update Wiki

Det är kassörens uppgift att hålla ett öga på plusgirokontot efter inbetalade medlemsavgifter, betala räkningar, betala tillbaka utlägg som medlemmar gjort, göra bokföring över plusgirokontot, vid slutet av året göra bokslut och deklarera Kassören har ett personligt mastercard-kort kopplat till plusgirokontot som kan användas för inköp godkända av styrelsen. Nordeas internetbank används för att kolla status på plusgirokontot och betala ut pengar.

Datorföreningen Update
Inst. f. Infoteknologi
Box 337
751 05 Uppsala

Organisationsnummer 817603-8324
Plusgirokonto 98 01 45-7

När en ny kassör tillträder ska denne få tillgång till Updates bankkonto, e-redovisning och eventuellt betaltkort hos Nordea. Detta ordnar kassören och ordförande (plus eventuella andra firmatecknare) tillsammans så tidigt som möjligt på året genom att fylla i och skicka/lämna in följande:

• Användare och behörigheter Internetbanken Företag, en för förra årets kassör vars tillgång ska tas bort, och en för den nya kassören som ska läggas till.
• Ändring/avslut av eRedovisning för att få tillgång till tjänsten eRedovisning.
• Kopia på justerat (påskrivet) höstmötesprotokoll från förra året.
• Kopia på Updates stadgar.
• Kopior på firmatecknarnas (vanligtvis kassörens och ordförandens) id-handlingar, bevittnade med namnteckning, namnförtydligande, datum/ort, telefonnummer och adress.

Logga in i internetbanken och ta fram eRedovisning. Skriv ut pdf-filen för händelsen och sätt den i pg-pärmen i säkskåpet. För att göra bokslutet mindre jobbigt när året är slut är det bäst att bokföra nu på en gång.

Lägg till medlemmen i /update/styrelse/medlemmar (mer om medlemsregistret här). Överhoppade medlemsid kan användas och hittas med hjälp av skriptet /update/styrelse/medlemsreg/kolla_medlemsnummer. Medlemsid:et är skrivet hexadecimalt i stigande ordning med sista tecknet som kontrollbokstav. Kontrollbokstaven stiger från a till w och börjar om på a igen efter w. Säg åt admin att skapa ett nytt konto för medlemmen <nytt användarnamn> genom att skicka ett mail till konto@update.uu.se.

Uppdatera %Bet:-fältet i /update/styrelse/medlemmar till datumet då pengarna kom in.

Medlemmar som har lagt ut pengar för föreningen lämnar kvittona till kassören eller lägger dem i facket Obetalt i säkskåpet. På kvittona ska det vara skrivet namn, datum och vad som är köpt. Det är ingen som brukar göra detta så kassören får skriva dit det själv . Skicka sedan ett mail till styrelsen@update.uu.se och fråga om personen ska få tillbaka pengar för utlägget. Om majoriteten säger ja, skriv då till “Beslut <datum>” på kvittot. Ta reda på vilket konto personen vill ha pengarna på och betala tillbaka. Skriv till “Betalt <datum>” på kvittot och lägg det i facket Betalt i säkskåpet.

Räkningar betalas som en vanlig överföring. Kolla så styrelsen har beslutat om att den ska betalas.

Bokföringen görs för alla transaktioner på plusgirokontot och skrivs för hand i en textfil. Exempel:

01:2012-01-03	00001	144,00			medlemskap 2012 budis
01:2012-01-03	00001	144,00			medlemskap 2012 joacim
02:2012-01-04	-	600,00-			affärspaket bas
03:2012-01-16	00001	168,00			tillgodo sadropol
36:2012-09-11	00001	36,00			medlemskap 2012 zyn
36:2012-09-11	00001	144,00			medlemskap 2013 zyn

Första fältet är nummret som händelsen har fått av plusgirot. Varje händelse kan innehålla flera transaktioner. Nästa fält är datumet. Tredje fältet är ett löpnummer som plusgirohändelser får. Direktbetalningar till konton och betalningar med mastercard-kortet får inget sådant nummer. Fjärde fältet är beloppet med minustecken efter om det avser ett uttag från kontot. Sista fältet är en beskrivning av transaktionen. “medlemskap <år> <medlem>” och “tillgodo <medlem>” är beskrivningar som summeringsskriptet reagerar på.

Kör skriptet summera.py på bokföringstextfilen och använd informationen för att göra balansräkning och resultatrapport. Kolla på förra årets för att se hur det ska se ut. Nästkommande års redan inbetalda medlemsavgifter räknas med i årets resultat, men på balansräkningen skrivs dessa som “Förutbetalda intäkter”. När bokslut är klart lämnas det till revisorerna tillsammans med pg-pärmen och alla betalda kvitton och räkningar.

Görs inför redovisningen av året på vårmötet. Jämförelse mot årets budget ska vara med. Titta på förra årets.

Skatteverket skickar ut en blankett som ska fyllas i och skickas tillbaka. Ta fram bokslutet och titta på förra årets deklaration hur siffrorna ska fyllas i. Numera behöver vi inte göra detta eftersom vi ansökt om att slippa. Denna befrielse gäller i fem år.